Registre de jornada amb empremta

Registre de jornada

Totes les empreses estan obligades a registrar la jornada diària de les seves persones treballadores. En concret, el registre diari de la jornada ha d'incloure l'horari concret d'inici i finalització de la jornada de treball de cada persona treballadora, sense perjudici de la flexibilitat horària que pugui existir a l'empresa [ET, art. 34.9].

L'empresa ha de conservar els registres de jornada durant quatre anys i aquests han de romandre a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.

Avui en dia, si el conveni col·lectiu o un acord amb els representants dels treballadors no indica com s'ha de registrar la jornada, l'empresa és lliure d'utilitzar el format que consideri oportú [ET, art. 34.9]. En la pràctica:

• Moltes empreses encara fan servir un sistema de fitxatges manual en què cada treballador consigna i signa de puny i lletra en un paper l'hora a la qual entra i surt de la feina cada dia. Com que la llei no indica de quina manera s'ha de garantir el registre de jornada, els tribunals consideren que un document manual omplert a mà és vàlid.

• Altres empreses utilitzen sistemes telemàtics, com una aplicació instal·lada al telèfon mòbil. Dit mecanisme és vàlid si el telèfon mòbil és propietat de l'empresa, o bé si el treballador ha donat el seu consentiment per utilitzar el seu telèfon mòbil privat.

Al llarg de 2026 està previst que es modifiqui la llei i que entri en vigor l'obligatorietat d'usar sistemes electrònics per registrar la jornada.

Registre electrònic

El futur reglament del registre de jornada suposarà un canvi important per a les empreses. L'objectiu del Govern és acabar amb els registres poc fiables, reduir les hores extres no declarades i facilitar el control per part de la Inspecció de Treball. Per a això, la principal novetat és que el registre haurà de ser obligatòriament digital.

Les principals novetats d'aquest nou sistema són les següents:

• Amb rastre. El registre de jornada haurà de garantir la traçabilitat de qualsevol modificació realitzada. És a dir, la reforma pretén evitar manipulacions posteriors o canvis no justificats en els registres horaris. A aquests efectes, haurà de quedar constància de totes les modificacions realitzades i de la persona que les hagi efectuat.

• Més contingut obligatori.  Actualment, moltes empreses només registren l'hora d'entrada i sortida. Amb la reforma, el registre haurà d'incloure, entre altres aspectes, l'hora exacta d'inici i finalització; les pauses que no tinguin consideració de temps efectiu de treball; el tipus de jornada (completa o parcial); la consideració d'hores extraordinàries i complementàries, etc.

La reforma reforça els drets d'accés al registre de jornada. Per exemple:

• Els treballadors tindran accés immediat i permanent als seus registres.

• La Inspecció de Treball podrà accedir de forma immediata al registre de jornada, fins i tot en remot.

Així mateix, les empreses hauran de disposar d'un protocol intern específic sobre el registre de jornada. Aquest protocol haurà de regular el sistema de fitxatge, el procediment per realitzar modificacions, la gestió d'incidències tècniques, els mecanismes de revisió i control, així com la formació a impartir als treballadors en aquesta matèria.

Empremta dactilar

Algunes empreses han implantat sistemes d'empremta dactilar recolzant-se en l'obligació legal de registrar la jornada. No obstant això, els tribunals i l'Agència Espanyola de Protecció de Dades consideren que l'ús d'aquests sistemes ha de ser restrictiu. Així, l'ús de la biometria per al control horari dels treballadors es considera desproporcionat si existeixen mitjans menys intrusius. A aquests efectes:

• Segons el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), les dades biomètriques dirigides a identificar de manera unívoca a una persona són categories especials de dades. Això significa que el seu tractament està prohibit, llevat que concorrin una excepció específica.

• Algunes empreses al·legaven que la llei [ET, art. 34.9] obliga a registrar la jornada i que aquesta habilitació legal permet l'ús de l'empremta dactilar. No obstant això, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades considera que aquesta norma general només preveu un objectiu (registrar la jornada), però no autoritza el tractament de dades biomètriques per aconseguir-ho.

En definitiva, donat que no existeix una llei específica a Espanya que concreti aquesta possibilitat en l'àmbit laboral, el consentiment del treballador no es considera una base suficient per si sola, a causa de la desigualtat de poder en la relació laboral.

La particularitat d'aquestes dades és que són úniques, permanents i vinculades al propi cos. A diferència d'una contrasenya, no poden canviar-se en cas d'un forat de seguretat, la qual cosa eleva el risc per a la privadesa de l'empleat.

Perquè un sistema biomètric sigui lícit, ha de superar el que els tribunals denominen triple judici de proporcionalitat. És a dir:

• Idoneïtat.  Un sistema mitjançant empremta digital és capaç d'aconseguir l'objectiu de registrar la jornada diària dels treballadors?

• Necessitat.  Aquest sistema és essencial? Això no s'ha de confondre amb la mera utilitat o conveniència. Si existeix una mesura menys intrusiva (mitjançant targetes, codis, o apps instal·lades al telèfon mòbil) amb igual eficàcia, la biometria no és necessària.

• Proporcionalitat.  Es deriven més beneficis que perjudicis per a la privadesa dels treballadors?

L'Audiència Nacional va ratificar una sanció a una empresa que obligava a usar la impressió digital per accedir a vestidors i lavabos. Es va considerar una mesura innecessària en existir alternatives com claus o polsadors, i desproporcionada per l'alta freqüència d'accés a aquestes zones íntimes [AN 11-02-2026].

Segons els tribunals, el triple judici de proporcionalitat indicat més amunt sí que se supera (i, per tant, es permet la biometria) en entorns d'especial perillositat o d'infraestructures crítiques. Per exemple:

• Centres sanitaris. Un jutjat va avalar l'ús de l'empremta dactilar en un hospital per evitar fraus en el registre i garantir la seguretat en zones sensibles de medicaments, en ser un servei essencial [JS A Coruña 24-07-2025].

• Seguretat pública. L'ús per part de les Forces i Cossos de Seguretat per protegir els seus edificis es considera legítim sota normatives específiques de seguretat nacional.