Canvis a l'hora de facturar

Novetats al facturar

SIF i factures electròniques

En els pròxims mesos es produiran canvis importants en la forma de facturar. El primer d'ells afecta la forma d'emetre les factures: si la vostra empresa emet les factures a través d'un sistema informàtic de facturació (SIF), en uns mesos serà obligatori que el dit sistema compleixi amb els nous requisits establerts per a aquests sistemes.

Però aquí no acaben els canvis. Fa uns anys es va aprovar una altra norma, que va quedar pendent de desenvolupament reglamentari, per la qual totes les empreses —amb independència de la seva mida— hauran d'estar obligades a utilitzar factures electròniques en les seves relacions comercials amb altres empresaris i professionals, i recentment s'ha aprovat aquest reglament.

Malgrat que ambdues obligacions (SIF homologats i factures electròniques) estan relacionades i afectaran la majoria de les empreses, existeixen diferències entre elles pel que fa als subjectes obligats, les operacions afectades, els requisits tècnics i els terminis d'entrada en vigor. Vegeu a continuació els aspectes més importants que cal tenir en compte.

Sistemes de facturació

Novetats en els SIF

En primer lloc, a partir de 2027, les empreses i professionals que expedeixin les seves factures a través d'un sistema de facturació hauran d'utilitzar un SIF que compleixi certs requisits legals, amb l'objectiu d'impedir que les factures es puguin modificar i evitar fraus. Així doncs, aquests programes de facturació hauran de contenir una declaració responsable del proveïdor del programari que indiqui que es compleixen els requisits legals.

Aquesta obligació afecta per igual a totes les factures, siguin dirigides a empreses o a empresaris o a particulars, i inclou tant les factures completes com les simplificades, sense excepció.

Això sí: certes persones i entitats estan exemptes d'aquesta obligació. Aquest és el cas, entre d'altres:

• De les entitats amb rendes exemptes en l'Impost sobre Societats (com les fundacions), però únicament respecte de les factures que documenten aquestes rendes exemptes.
• De les persones físiques (o entitats en atribució de rendes) que tinguin obligació d'emetre factures, però no desenvolupin activitats econòmiques a efectes de l'IRPF.
• De les persones i entitats no residents sense establiment permanent a Espanya.
• De les persones i entitats que portin els seus llibres registre a través del sistema de subministrament immediat d'informació (SII).

Els terminis concrets d'entrada en vigor d'aquestes noves obligacions per als SIF són els següents (excepte si s'aprova una nova pròrroga, com va ocórrer a finals de l'any passat):

• Amb caràcter general, els SIF hauran de complir les noves obligacions legals a partir de l'1 de gener de 2027.
• No obstant això, per als empresaris i professionals individuals i entitats en atribució de rendes (com les comunitats de béns) que portin a terme activitats econòmiques que tributen per IRPF, aquesta obligació entrarà en vigor a partir de l'1 de juliol de 2027.

Verifactu o no Verifactu?

A l'hora d'aplicar les noves normes dels SIF, es pot optar entre dos sistemes diferents:

• Sistemes Verifactu. Una alternativa és optar per un sistema Verifactu, de manera que, cada vegada que la vostra empresa emeti una factura, s'enviï un registre de facturació a Hisenda per via electrònica.
• Sistemes “no Verifactu”. Una altra opció és triar un sistema “no Verifactu”, que no remetrà aquests registres de forma automàtica, però que haurà de complir més requisits tècnics que garanteixin la integritat i inalterabilitat de les dades; per exemple, en aquesta modalitat de SIF tots els registres hauran de signar-se electrònicament.

Considerant aquests aspectes, valoreu els avantatges i els inconvenients de cada sistema de facturació i escolliu el que més us convingui en el vostre cas concret. Com s'ha indicat, els SIF no verificables ofereixen a la vostra empresa un grau més elevat de privacitat davant Hisenda. Tanmateix, no per això descarteu automàticament els sistemes Verifactu, ja que ofereixen altres avantatges:

• Millor imatge. En primer lloc, els sistemes Verifactu ajuden a projectar una imatge més professional als vostres clients, ja que totes les vostres factures hauran de contenir un codi QR que permeti verificar si aquestes ja han estat declarades o no a Hisenda (en les factures emeses mitjançant sistemes “no Verifactu” no és possible efectuar aquesta comprovació).
• Menys requisits. Així mateix, segons ha indicat Hisenda, la vostra empresa serà objecte de menys requeriments si està acollida al Verifactu.

Això és lògic: amb els sistemes Verifactu, Hisenda disposarà de tota la informació de les vostres factures en el moment en què les emeteu, per la qual cosa no haurà de reclamar-vos-les de nou.

Factures electròniques

Facturació entre empreses

En relació amb la segona de les obligacions que entrarà en vigor, pròximament serà imperatiu facturar electrònicament quan els destinataris siguin empresaris o professionals que tinguin a Espanya la seu de la seva activitat econòmica, un establiment permanent, o bé el seu domicili o residència habitual.

Si el destinatari no està establert a Espanya, no serà obligatori l'ús de la factura electrònica. Tampoc si l'operació es documenta en una factura simplificada, llevat que sigui una factura “qualificada” (és a dir, que inclogui el NIF i el domicili del destinatari i la quota de l'IVA).

Les noves factures electròniques hauran de basar-se en llenguatges de programació específics o estar signades per l'emissor amb firma electrònica avançada. Per tant, en les operacions que hagin de ser facturades electrònicament ja no serà vàlid remetre la factura en paper, ni tampoc en PDF per correu electrònic, com sol ocórrer avui dia.

Les factures electròniques hauran d'emetre's a través d'una solució pública o bé mitjançant plataformes privades que facilitin la informació de facturació a Hisenda. Igualment, els destinataris de les factures hauran d'informar sobre l'estat d'aquestes (indicant si són acceptades, rebutjades o pagades). Hisenda utilitzarà aquestes dades per a elaborar un llistat públic d'empreses de gran mida que incorren en incompliments importants dels terminis legals de pagament.

Pendents de l'ordre

Ara bé, perquè l'obligació de facturar electrònicament sigui aplicable, primer s'ha d'aprovar una ordre ministerial que reguli la solució pública de facturació electrònica. Un cop això ocorri:

• Per a les empreses i professionals amb una facturació en l'any anterior superior a vuit milions d'euros, les noves normes seran aplicables transcorregut un any des de l'aprovació d'aquesta ordre ministerial.
• Per a la resta d'empreses i professionals, seran aplicables transcorreguts dos anys.
• En el cas dels empresaris i professionals persones físiques que facturin menys de vuit milions, l'obligació d'informar sobre els estats de les factures (acceptació, rebuig o pagament) serà aplicable transcorreguts tres anys.

A la data de redacció d'aquest dossier ja s'ha fet públic el text del projecte de l'ordre ministerial i es preveu que sigui aprovada en els pròxims mesos, per la qual cosa és possible que les empreses amb una xifra de negoci de més de vuit milions ja hagin de facturar electrònicament a finals de 2027, i la resta a finals de 2028.