Facturació electrònica: novetats

Recentment s'ha fet públic l'esborrany del reglament que regularà l'obligació de facturació electrònica entre empresaris. Vegeu quines són les principals novetats previstes i el calendari d'entrada en vigor.

 

Antecedents

Emetre i enviar. La normativa de facturació diferencia entre l'obligació d'emetre una factura i l'obligació d'enviar-la al seu destinatari:

• La primera obliga les empreses a emetre factura per les operacions realitzades en el marc d'una activitat empresarial, amb les excepcions que preveu la llei.

• La segona estableix l'obligació d'enviar o lliurar la factura al destinatari.

Sistema de facturació. Pel que fa a la primera de les obligacions (emissió de la factura), recordem que el 2026 entrarà en vigor la norma que estableix els requisits que han de complir els sistemes informàtics de facturació (SIF) que utilitzen les empreses per emetre les seves factures. Per saber si un sistema de facturació compleix amb els nous requisits legals, el proveïdor del programari ha de certificar aquesta circumstància mitjançant una declaració responsable, que haurà de trobar-se de forma llegible i individualitzada en el mateix sistema. I des del moment en què es fa obligatori l'ús dels nous SIF, els contribuents que han d'utilitzar-los poden escollir entre dos tipus de sistemes:

• Sistemes no verificables. Una opció serà recórrer a sistemes SIF que no envien els registres de facturació a Hisenda. Aquests sistemes, considerats no verificables, han de complir nombrosos requisits tècnics que garanteixin la integritat i inalterabilitat dels registres.

• Sistemes Verifactu. Una altra alternativa seran els sistemes informàtics Verifactu, que es consideraran verificables en la mesura que enviaran els registres a Hisenda per mitjans electrònics de manera contínua, segura, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent.

• En els sistemes Verifactu, els requisits tècnics seran una mica menys exigents que en els sistemes no verificables, però aquests sistemes Verifactu comportaran l'enviament automàtic de registres a Hisenda.

• S'entendrà que un contribuent opta per donar-se d'alta en un sistema Verifactu si inicia la remissió sistemàtica dels seus registres a través de la seu electrònica d'Hisenda. En aquest cas, l'ús del sistema Verifactu s'ha de mantenir almenys fins al 31 de desembre de l'any de l'alta (es pot revocar posteriorment).

 

Factures a empresaris. Pel que fa a la segona de les obligacions (enviament de factures), l'any 2022 es va aprovar una norma per la qual totes les empreses i professionals, independentment de la seva mida, estaran obligats a utilitzar factures electròniques en les seves relacions comercials amb altres empresaris i professionals.

Pendent de desenvolupament. L'obligació d’usar la facturació electrònica en les transaccions entre empresaris encara no ha entrat en vigor, ja que està pendent de desenvolupament normatiu. Doncs bé, recentment s'ha fet públic un esborrany del reial decret que conté el reglament que desenvoluparà aquesta nova obligació. Vegeu les novetats que introduirà i els terminis previstos d'entrada en vigor.

 

Supòsits d'aplicació

Destinatari empresari. En primer lloc, s'estableix l'ús obligatori de la factura electrònica quan el destinatari sigui un altre empresari o professional que tingui la seu de la seva activitat econòmica, un establiment permanent o el seu domicili o residència habitual a Espanya. Per tant, si el destinatari és un empresari o professional no establert a Espanya, l'ús de la factura electrònica no serà obligatori.

A més, s'estableixen algunes excepcions. Així, no hi haurà obligació d'emetre factura electrònica quan, malgrat que el destinatari estigui establert a Espanya, l'operació estigui documentada en factura simplificada (si s'inclou el NIF i el nom del client, aquesta excepció no és aplicable). Recordeu que, amb caràcter general, només es pot emetre una factura simplificada (tiquet) quan el seu import, IVA inclòs, no superi els 400 euros. Tot i que en determinats sectors d'activitat es permet l'emissió de tiquets de fins a 3.000 euros, IVA inclòs.

Sancions. Les empreses que no compleixin amb aquesta nova obligació de facturació electrònica i que no ofereixin als usuaris la possibilitat de rebre factures electròniques o no els permetin accedir-hi després de deixar de ser clients poden estar subjectes a una sanció específica de fins a 10.000 euros.

 

Contingut i funcionament

Signatura electrònica. Les factures electròniques han de complir determinats requisits a més dels de les factures vigents, com ara estar basades en llenguatges de programació específics o estar signades per l'emissor amb signatura electrònica avançada (certificat digital). Per tant, en les transaccions que s'hagin de facturar electrònicament, ja no serà vàlid enviar la factura en PDF per correu electrònic.

Sistemes autoritzats. Així mateix, la norma proposada estableix un sistema espanyol de facturació electrònica, que consistirà en plataformes privades autoritzades d'intercanvi de factures electròniques (solucions informàtiques ofertes per empreses privades) i la plataforma pública de facturació electrònica que ofereix l'Estat. Les empreses poden utilitzar només una d'aquestes solucions o bé combinar-les.

Quan les parts no hagin acordat expressament l'ús d'una plataforma privada o d'una combinació de plataforma privada i pública, s'entendrà que han optat per utilitzar la solució pública.

Trasllat a Hisenda. En aquells casos en què es facin servir plataformes privades de facturació electrònica, s'haurà d'enviar a Hisenda una còpia electrònica de cada factura emesa. Així, tant si s'utilitza la plataforma de facturació pública com una de privada, Hisenda tindrà un control absolut sobre les dades relatives a les factures emeses entre empresaris.

Estats de la factura. Així mateix, s'estableixen determinades obligacions per als destinataris de les factures. A través de la solució informàtica, aquests destinataris han d'informar a l'emissor de la factura sobre determinats estats (acceptació, rebuig o pagament). La comunicació del pagament íntegre de la factura serà obligatòria en tot cas i, a més, es comunicarà a la solució pública de facturació electrònica (gestionada per Hisenda), independentment de si s'ha utilitzat aquesta solució pública o una de privada.

 

Control de la morositat

Informació compartida. La informació rebuda per Hisenda sobre les factures emeses podrà ser compartida amb qualsevol administració pública per a l'exercici de les seves funcions legals (ajuntaments i comunitats autònomes). A més, també s'enviarà al Ministeri d'Economia per fer un seguiment del compliment dels terminis màxims de pagament legal. Amb aquestes dades es preveu elaborar un llistat públic d'empreses que no hagin complert els terminis legals de pagament en l'exercici anterior i que superin determinats llindars i compleixen determinats requisits.

Llei antimorositat. Recordeu que, d'acord amb la normativa contra la morositat, el termini de pagament és, amb caràcter general, de 30 dies naturals després de la data de recepció dels béns o de la prestació dels serveis. Passat aquest període, es meriten interessos de demora.

 

Entrada en vigor

Termini previst. Les noves obligacions de facturar electrònicament no seran aplicables fins que no s'aprovi l'ordre ministerial que reguli la solució pública de facturació electrònica. A més, és probable que l'aprovació definitiva de la nova normativa i de la solució pública de facturació electrònica es retardi en el temps, ja que Espanya ha d'obtenir prèviament una autorització de la Unió Europea, perquè es tracta d'una normativa harmonitzada a escala comunitària.

Efectes progressius. Les noves normes entraran en vigor progressivament:

• Per als empresaris i professionals amb una facturació superior a vuit milions d'euros en l'exercici anterior, l'entrada en vigor tindrà lloc transcorregut un període d'un any des de l'aprovació de l'ordre ministerial relativa a la solució pública de facturació.

• Per a la resta d'empresaris i professionals, la nova normativa entrarà en vigor dos anys després de l'aprovació d'aquesta ordre ministerial.

Altres efectes. A més, per a aquells empresaris i professionals amb una facturació inferior a vuit milions d'euros en l'exercici anterior, l'obligació d'informar sobre els estats de la factura (acceptació, rebuig o pagament) entrarà en vigor tres anys després de l'aprovació d'aquesta ordre ministerial.

 

Tot i que l'entrada en vigor de la nova normativa sobre facturació electrònica entre empresaris pot retardar-se en el temps, un cop entri en vigor suposarà un augment de les obligacions formals i del control de la Hisenda sobre aquestes factures.